Notre transformation en coopérative

Genèse

Il nous semblait important de vous raconter notre cheminement jusqu’à cette étape importante pour nous.

Tout d’abord, Fairness est l’aboutissement d’une réflexion qui a duré plus de 5 ans. Fairness est née de la transformation d’Elao Paris en une coopérative. Elao Paris est née en 2015, sur une volonté de Sébastien et Xavier, de vouloir monter à Paris une société un peu différente, avec un management et une hiérarchie très horizontale. Avec une bienveillance et une confiance en tout le monde. Richard et Nicolas se sont joints à l’aventure dès le début et ont pu pleinement prendre part à cette forme un peu hybride d’entreprise. Bien que la forme juridique de l’entreprise était assez classique, une SAS avec un gérant, qu’on peut retrouver dans beaucoup d’entreprise de ce secteur, la quasi totalité des décisions, des choix de clients, de la gestion de projet étaient collégiales.

Au cours de ces 5 années, beaucoup de choses se sont passées, de nombreux projets, de nombreuses personnes nous ont rejoins et quittés mais l’esprit initial était toujours là.

Mathieu et Hélène, qui nous ont rejoins pendant cette aventure, nous ont aidés et renforcés dans ce processus collégial de décision.

Après des mois de tergiversations, nous avons pris le temps de nous poser, faire des ateliers, discuter et réfléchir sur notre entreprise. Il s’agit bien de notre entreprise, car même s’il s’agissait d’une SAS, nous avions tous le sentiment d’en faire pleinement partie, pas seulement en tant que salarié.

Il devenait difficile de communiquer sur notre façon d’être, notre façon de gérer le quotidien, notre façon de gérer les projets mais aussi notre envie de faire changer les choses en étant une structure “classique”.

Nous voulions pouvoir faire transparaitre notre façon de fonctionner directement dans la structure de la société. Et il nous a semblé, de façon tout à fait logique, qu’il fallait qu’on transforme notre entreprise en coopérative.

Processus

Pour nous transformer, nous avons décider de nous faire accompagner par l’URSCOP, Union régionale des SCOP, qui a l’habitude de gérer ce type de transition.

Pierre Yves, de l’URSCOP, qui nous a accompagné durant cette transition, a toujours pris soin de répondre à nos différentes questions, sur les avantages et les inconvénients d'une coopérative, et les manières de procéder durant tout ce processus.

Pour vous donner une idée, notre première rencontre avec l’URSCOP remonte au 22 janvier 2019, pour une transformation effective le 14 octobre 2019.

Notre transition n’était pas très “compliquée”, dans le sens où le gérant et tous les salariés étaient d'accord. La transition s’est donc majoritairement centrée sur la sortie des actionnaires historiques, et l’entrée, en tant qu’individu, des coopérateurs.

Changement de nom et identité graphique

En parallèle de notre transformation, nous étions obligés de changer de nom. Nous souhaitions avoir une identité qui nous est propre et pouvoir s’émanciper de notre société sœur Elao. Nous souhaitions à la fois disposer d’un nom qui nous parle, qui permette de mettre en avant qui nous sommes et en même temps facile à retenir. Après de multiple brainstorming, nous sommes arrivés à Fairness. Pourquoi Fairness ? Car ce nom comporte de nombreuses significations qui nous sont chères : l'équité, la justice, la justesse, la loyauté, l'honnêteté, mais aussi, il symbolise le fait de faire les choses.

Pour la partie identité graphique, nous avons décidé de nous faire accompagner. On se dit souvent qu’on peut faire un logo, mais il est important de reconnaître qu’il s’agit d’un métier et qu’il est toujours bon de se faire accompagner. Cela permet de fusionner les idées de chacuns, d’avoir un regard extérieur et de mettre en avant ce qu’on a imaginé.

Nous avons réalisé plusieurs ateliers de co-création avec toute l'équipe et Stéphanie Matharet, n’hésitez pas à jeter un oeil à ses travaux ! https://www.behance.net/matharet

Le nom de domaine

Bien évidemment, en tant qu’entreprise du numérique, une des premières questions que nous nous sommes posée a été : comment réserver un nom de domaine en .coop. Sur ce point, nous n’avons pas de réponse miracle. Le tld coop étant réservé aux coopératives, durant notre phase de transition, nous ne pouvions en disposer au moment où nous le souhaitions. Nous avons donc pris la décision d’acheter un premier nom de domain sans le fameux tld coop. Une fois la procédure de transformation bien enclenchée, avec une date effective de transformation, nous avons enfin concrétiser la démarche et acheter le nom de domaine fairness.coop. Et effectivement, une vérification, un mois et demi plus tard a été faite concernant notre entreprise, pour vérifier que nous répondions bien aux critères permettant de disposer de ce nom de domaine.

Structure

Pour faciliter le travail de tous les coopérateurs et décharger le gérant originel, Sébastien, du travail qu’il avait depuis les débuts, nous avons décidé de nous tourner vers une co-gérance. Ce qui permet de répartir les tâches entre les coopérateurs et ne pas impacter qu’une seule personne. Cela permet aussi, aux coopérateurs gérants, de découvrir leur fonction progressivement.

Maintenant

Fonctionnement

Notre fonctionnement était déjà axé sur l’échange constant entre tous les salariés. Nous avons donc continué ces rituels, nos dojos, qui nous permettent d’échanger sur ce que fait chacun, sur la vie de l’entreprise, sur les décisions à prendre, les choses à venir. Ces dojos se déroulent généralement le vendredi, et permettent une vraie synchronisation de chacun. Certains d’entre nous étant en mission, même en gardant un contact quotidien via Slack ou les mails, c’est toujours important de pouvoir se retrouver et échanger. Ces dojos se déroulent sous la forme de mini assemblée générale, avec un ordre du jour et des décisions à prendre. Pour la suite de la journée dojo, je vous renvoie vers notre article Remue Méninge Collectif où nous détaillons le reste de ce que nous y faisons.

Financier

La partie financière est forcément une partie qui arrive rapidement sur la table lorsqu'on est tous impliqué dans les décisions budgétaires. Il n'y a pas de miracle de ce côté. Ce que nous avons mis en place c'est la transparence des entrées et des sorties, pour que tout le monde ait la plus grande visibilité sur où on en est financièrement. Cela se concrétise simplement par un tableur mensualisé des coûts et recettes de l'entreprise mis régulièrement à jour. Afin également de pouvoir savoir combien chacun amène à l'entreprise (même si cette notion est galvaudée car l'apport n'est pas uniquement financier), chacun est responsable de sa facturation et de l'échange client. Ainsi, la tâche ne pèse pas sur une seule personne et tout le monde a de la visibilité sur ce qui rentre.

Quotidien

Notre quotidien n'a pas spécialement changé par rapport à avant. Là où les choses sont peut-être un peu différentes c'est que nous avons maintenant des "channels" administratif et business dans notre outil de chat interne afin de suivre les différentes nouvelles concernant ces aspects. Nos dojos sont aussi des moments où ces sujets sont évoqués afin de garder tout le monde à jour.

Transparence

C'est probablement l'un des aspects les plus marquants. Même si nous avions déjà une grande visibilité sur tout ce qui se passait dans l'entreprise avec le fonctionnement précédent, maintenant, cette transparence est encore plus présente. Nous avons accès à toutes les infos pour nous faire notre propre idée de l'état de notre entreprise : sur comment est géré l'argent, sur comment se passe la relation commercial avec tel ou tel client. Cette transparence est aussi inverse, c'est à dire que tout le monde a une visibilité sur le salaire de chacun, et les décisions d'augmentation sont collégiales.

La suite

Il nous reste encore beaucoup à apprendre et à découvrir. Mais nous sommes ravis d'être enfin raccord entre notre façon de fonctionner et notre forme juridique.

La suite est encore à écrire mais n'hésitez pas si vous voulez en savoir plus, c'est avec plaisir que nous aimons partager notre transformation et notre quotidien de coopérative.