Remue-méninges collectif

De façon très concrète, nous avons deux objectifs premiers (et pour certains malheureusement opposés) à atteindre : satisfaire les clients et être heureux de venir travailler tous les jours.

Même si nous mettons beaucoup d’énergie à travailler sur les problématiques de nos clients, cela ne suffit pas toujours à nourrir notre envie de développer nos propres idées.

C’est en nous retrouvant frustrés et surtout contraints de travailler sur notre temps libre pour apprendre de nouvelles choses que nous avons désiré instituer un moment durant lequel nous ne serions pas dédiés au client... mais qui ferait tout de même partie intégrante de notre temps de travail de la semaine. Ça complète nos pratiques eXtreme Programming, Rachel Davies parlait justement de ces 20% de Learning comme pratique XP moderne lors de la New Craft 2017.

L’idée était aussi de mettre ces temps de veille et d’expérimentation en commun pour faire fonctionner nos neurones ensemble. Vous savez tous comme il est parfois grisant de se retrouver face à une nouvelle techno et tenter d’en appréhender les contours et les mécanismes. Essayez avec 3 de vos collègues les plus cool, vous verrez, c’est encore plus enthousiasmant.

Nous avions donc décidé de mettre en commun ces temps de découvertes et de remue-méninges. Sur nos heures de bureau. Il ne manquait plus que le petit détail qui fâche, annoncer au client que nous n’allions plus travailler sur son projet que 4 jours par semaine. Petits tips pour y parvenir avec les vôtres:

Quand et Comment en parler au client?

• Quand vous travaillez déjà avec un client, il est préférable d'avoir une relation de confiance bien en place avant d'évoquer l'évolution du temps de disponibilité pour son projet. Le client a besoin de savoir qu'on fera tout pour assurer la continuité du projet. Cela lui permettra d'accepter plus facilement la modification du rythme de staffing.

• Dojo/Brainstorming/Remue-méninges d'équipe à caler de façon intelligente dans le sprint. Après le sprint planning ou un atelier par exemple, histoire de ne pas couper la dynamique en cours de sprint.

• L'idéal est de garder une flexibilité possible sur le jour du dojo vis à vis du client pour pouvoir intervenir à tout moment en cas de rush important MAIS exceptionnel.

• Mise en avant de l'importance de la formation continue pour continuer à proposer des choses innovantes au client sur son projet : c'est donc intéressant pour lui aussi par ricochet.

• Proposition de 4,5/ 5ème au départ si le client n'est pas à l'aise avec plus. Cela peut se traduire par 2 jours consécutifs par mois pendant lesquels les collaborateurs se retrouvent autour d’un projet annexe qui n’est pas en lien avec ce qu’ils font chez leurs clients. C'est un format plus facile à mettre en place pour les équipes qui ne sont pas toutes chez le même client et qui auraient du mal à caler leurs agendas respectifs pour se retrouver.

• Proposer une facturation au temps réellement passé sur le projet du client en toute transparence. Cela rassure encore le client qui a une vraie visibilité sur le travail des équipes et renforce la relation de confiance.

Dojo d'équipe

La perspective d'un dojo d'équipe nous motive quand nous sommes dans nos missions. Nous savons que nous allons nous retrouver pour travailler une journée complète sur un sujet qui nous passionne sans aucun autre enjeu que celui de nous former et de sortir de notre zone de confort.

Ce sont en général des journées qui passent incroyablement vite et qui se nourrissent les unes des autres. A la fin d'une journée de dojo nous avons 436 idées de pistes pour les journées suivantes.

Pour l'équipe c'est comme une forme de team building filé sur l'année tout en étant des temps de formation car quel que soit notre niveau technique, nous y trouvons notre compte.

Ce qu'on a pu retenir en se lançant dans une organisation pareille :

• S'assurer que toutes les équipes ont envie de participer à ce genre de journées. Certains ne souhaitent pas forcément s'impliquer dans ces projets annexes. L'imposer à tout le monde sans en avoir discuté en amont pourrait avoir un effet négatif.

• Bloquer du temps de travail. Ça nous paraissait important de ne pas prendre de temps en dehors du temps de travail. Déjà parce que c'est normal mais même si on le choisissait, pour éviter que des membres de l'équipe ratent ces moments à cause d'une contrainte personnelle. L'aspect financier fait partie de la réflexion mais c'est notre rôle de connaître d'autres aspects de notre métier pour être de bons conseils.

• Privilégier les journées complètes. Les formations sur la pause dej ou en soirée nous ont paru trop courtes et trop superficielles pour bien comprendre et maîtriser les sujets présentés. Cela ne remplit pas le même objectif que ce que nous faisons en dojo; on préfère mettre les mains dans le cambouis. Avec une vraie coupure, on peut rentrer correctement dans le sujet et se poser les bonnes questions.

• Garder de la flexibilité. Notre expérience nous a aussi montré l'importance de la flexibilité dans le choix de la date des dojos. Avoir une date trop stricte et bloquée dans la semaine de façon récurrente a pu avoir l'effet inverse de celui escompté: crisper au lieu de motiver. Nous décidons ensemble des dates, en fonction de nos envies.

• Nous faisons aussi attention à ne pas nous blaser de ces temps en variant les sujets et les formats. Nous passons en général deux journées par mois à coder avec des technos ou des problématiques que nous souhaitons approfondir, mais nous allons aussi à des conférences diverses et variées. Par exemple en 2018 nous avons été à Best of Web, Forum PHP, New Craft, dotGo, dotJs, Flowcon, Agile Tour, Agile Pays Basque, School of PO, etc...

Voilà un petit aperçu de ce que nous avions à partager concernant nos dojos hebdomadaires. S'il fallait faire le bilan de cette mise en place, le maître mot serait sans doute la patience. Nous avons mis du temps à trouver la formule qui nous convient aujourd'hui. Et rien ne dit que ce sera la bonne dans 6 mois ou un an. Nous sommes continuellement confrontés à un besoin de nous adapter. Donc si vous avez d'autres façon de fonctionner ou d'autres idées sur la question de la formation continue en équipe, nous serions ravis d'avoir vos conseils et vos retours d'expériences pour gagner du temps lors de notre prochaine mutation.

Références :

• Rachel Davies à la Newcraft 2017 - http://videos.ncrafts.io/video/221024846

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